紙とFAXの会社がAIを始めるには。デジタル化の完了を待たない入り方。

「うちはまだ紙とFAXが中心だから、AIはまだ早い」。

中小企業の経営者の方から、よく聞く言葉です。

結論から書きます。
デジタル化が済んでいなくても、AIは始められます。

理由ははっきりしています。
今のAIは、紙を読めるからです。

スキャンした書類やFAXで届いたPDFを読み取り、中身が何かを判断して、表やデータの形に直す。
これまで「デジタル化の準備作業」として人が手で打ち込んできた部分こそ、いまのAIの得意分野です。

この記事では、筆者が実際に関わっている紙中心の現場の例をまじえて、デジタル化の完了を待たずにAIを業務に入れる順番を説明します。

紙とFAXが現役なのは、珍しいことではありません。

まず、前提を数字で確かめます。

中小企業のデジタルシフト・DX推進委員会が2025年1月に集計結果を公表した中小企業のデジタルシフト・DX実態調査（2024年10〜11月実施、1,218社回答）によると、自社のデジタル化の状況を「口頭連絡、電話、帳簿での業務が多い」と答えた企業は17.7%でした。

およそ6社に1社です。

同じ調査では、受発注の方法として「電話・FAXによる受発注」を挙げた企業が24.6%あります。
4社に1社は、いまも電話とFAXで商売が回っているということです。

つまり、紙とFAXが中心の会社は、取り残された少数派ではありません。

問題は紙そのものではなく、「全部をデジタル化してからでないと、AIは使えない」という順番の思い込みのほうです。

以前の記事「DXとAXの違い」でも書いたとおり、業務にAIを重ねていく取り組み（AX）は、DXの完了を待って始まるものではありません。
デジタル化と並行して、重ねながら進められるものです。

今のAIは、紙をそのまま読めます。

「AIを使うには、まずデータ化が必要でしょう」という質問をよく受けます。

数年前まではそのとおりでした。
いまは順番が逆になっています。

スマートフォンで撮った書類の写真や、スキャンしたPDFを、生成AIはそのまま読めます。
かすれた文字や手書きのメモも、完璧ではないものの、実務で使える水準まで読み取れる場面が増えています。

読み取った内容を、「これは請求書」「これは注文書」と判断することもできます。
金額や日付を抜き出して、表の形に整えるところまで任せられます。

ただし、ひとつだけ守ってほしい原則があります。
AIの読み取り結果を、確認なしにそのまま正としないことです。

FAXは解像度が低く、かすれや傾きで読み間違いが起きます。
だから、AIがうまく読めなかったものは「要確認」として分けておき、人が原本と突き合わせる場所を必ず残します。

この確認の一手間を設計に入れておくことが、「AIに任せる」と「AIに丸投げする」の分かれ目です。

実例。紙の契約書の束が、検索できる台帳に変わるまで。

筆者がN-BRIDGEの業務とは別に関与している、ある不動産管理の現場の話です。

そこでは、契約書や覚書が紙のまま、数十年分保管されていました。
契約の中身を確かめるには、キャビネットから該当のファイルを探して、ページをめくるしかありません。

この現場で行ったのは、次の手順です。

① 紙の契約書をスキャンしてPDFにする

② AIとOCR（文字を読み取る機能）で中身を読み取り、契約者・期間・金額などを抜き出す

③ 抜き出した結果を、台帳のデータベースに転記する

ポイントは、読み取り結果を正としない運用にしたことです。
原本と食い違う可能性がある箇所には「再照合」と印を付けて残し、人が原本を確かめてから確定します。

それでも、人がゼロから打ち込む場合と比べて、作業の量はまるで違います。
人の仕事は「全部を打ち込む」から「AIの下書きを確かめる」に変わりました。

出来上がった台帳は検索できるので、「期限が近い契約はどれか」も一覧で分かるようになりました。

なお、この現場でも紙の運用そのものは廃止していません。
変えたのは、紙の情報をデータに直す入口だけです。
デジタル化の完了を待たなくても、AIを重ねられる場所はある、という実例として挙げました。

※この事例は筆者が個人として関与している外部の現場のもので、N-BRIDGEの提供実績として示すものではありません。

デジタル化を待たない入り方は、3つあります。

紙とFAXの会社がAIを始める入口は、おおむね次の3つに整理できます。

─① 紙をスキャンして、AIに読ませる

先ほどの実例と同じ形です。
契約書、請求書、アンケート、手書きの日報。
紙に書かれた情報をデータに直す作業があるなら、そこがそのまま入口になります。

複合機のスキャン機能か、スマートフォンのカメラがあれば始められます。
新しいシステムを買う必要はありません。

─② 届いたFAXや書類の仕分けをAIに任せる

FAXで届く書類を、人が目で見て「これは請求書」「これは注文書」と振り分けている現場は多いはずです。
中身を読んで種類を判断する仕分けは、AIに向いた仕事です。

ひとつ正直に書いておくと、「送信元の番号ごとにフォルダへ振り分ける」ような機械的なルールで済む仕分けなら、AIを使わないほうが安く確実です。
AIの出番は、中身を読まないと判断できない仕分けに限られます。

─③ 書かずに、話して残す

紙の現場では、報告や記録がそもそも書かれず、担当者の頭の中に残ったまま、ということもよくあります。
タイピングが苦手な人に「入力してください」と頼んでも、長くは続きません。

この場合は、AIを質問役にします。
人は話すだけで、AIが聞き取って報告や引き継ぎの文章に整える形です。

デジタル化の一番の壁だった「入力する人がいない」を、入力そのものを無くすことで越えられます。

最初の一歩は、業務をひとつに絞ってください。

3つの入り方を挙げましたが、最初から全部に手を付けることはおすすめしません。

一番手間がかかっている紙の業務をひとつ選び、そこだけで小さく始めてください。

理由は2つあります。

① 範囲が狭いほど、効果が出たかどうかを自分たちで判断できる

② うまくいかなかったときに、元の紙の運用へすぐ戻れる

そして、始めるときには社員の側にも最低限のAIの知識が要ります。
AIが何を読めて、どこで間違えやすいのかを知らないまま任せると、「要確認」の仕分けができないからです。

どの業務から手を付けるか、どんな順番で進めるかは、「AI導入はどこから始めるか」にも書いています。

紙とFAXの会社は、AIに乗り遅れているのではありません。
AIに任せられる仕事が、目に見える形でそこに積んである会社です。

デジタル化の完了を待つ必要はありません。
紙の情報をデータに直す入口をひとつ作るところから、始めてみてください。

N-BRIDGEでは、自社の業務のどこにAIの入口があるかを一緒に探すところからの支援を行っています。
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導入の設計から伴走してほしい方は、コンサルティングサービスへご相談ください。

この記事の筆者：永松裕章（N-BRIDGE株式会社）。自社の営業管理・コンテンツ制作を生成AIで運用しながら、中小企業のAI研修とAX支援を行っています。